|
План работы
1. Понятие и виды документов по личному составу
2. Оформление документов по личному составу, реквизиты документов
3. Практическое задание
Понятие и виды документов по личному составу
Если в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются многолетние традиции обязательного строгого и четкого ведения кад-ровой документации, то в коммерческих организациях, зачастую, недооценивается роль документации по личному составу, игнорируется необходимость создания отдельных видов документов, не учитываются требования архивных органов к кадровой документации.
Каждый предприниматель-руководитель трудового коллектива должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека.
Совершенно недопустимо отсутствие этой документации в организациях ( например, приказов по личному составу, трудовых книжек работников), а также ведение кадрового делопроизводства с нарушениями требований Кодекса законов о труде Российской Федерации и инструкции по ведению трудовых книжек.
Руководители негосударственных и общественных структур нередко склонны считать документацию, возникающую в деятельности этих организаций, частной собственностью фирмы или объединения и поэтому не учитывают установленных государством правил ведения делопроизводства и сдачи документов на государственное хранение. Однако в Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, а также в Положении об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденном Указом Президента РФ 17 марта 1994 г. N 552 в составе Архивного фонда РФ выделяются две части: государственная н негосударственная. Последнюю составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), общественных объединений и организаций, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций, физических лиц.
Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется органами и учреждениями Государственной архивной службы России совместно с собственниками этих документов на основании соглашения (договора) после экспертизы их ценности.
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ должны представлять сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Государственной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов.
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ обязаны обеспечивать постоянное хранение документов в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях организаций и предприятий. Эти документы не могут быть уничтожены собственниками без согласования с органами и учреждениями архивной службы, а при смене собственника или места хранения документов необходимо информировать архивную службу о новом владельце или месте дальнейшего хранения документов, В случае ликвидации негосударственной структуры документы поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение в учреждения архивной службы.
Необходимо учитывать и то, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест не могут составлять коммерческую тайну8. Вместе с другими документами предприятия, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.
Постановление Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 г. N 35 "О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну".
При подготовке организационно - распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта на данную систему документации» ГОСТ 6-38-90. Стандарт на оформление организационно- распорядительной документации ( ОРД) устанавливает состав и правила оформления отдельных реквизитов ОРД, требования к бланкам и текстам документов, а также требования к документам, изготовляемым с помощью печатных устройств.
Указание ГОСТа 6-38-90 по оформлению ОРД дополняются рекомендациями общегосударственной инструкции по ведению делопроизводства - Государственной системы документационного обеспечения управления, включающей две составные части: общие требования к документам и службам документационного обеспечения и альбом с образцами основных ОРД.
Задачи управления трудовым коллективом, фор-мирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы ин-формационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.
Информационные показатели, используемые в кадровых службах, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об их образовании, занимаемой должности и др. Так,
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов", введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г N 367 с 1 января 1996 г., предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросам обеспечения
Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями "кадровая документация" или "документация по личному составу" подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распоряди-тельные. Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.).
Наиболее многочисленную по видам и разновидностям группу кадровых документов составляет организационно-распорядительная документация, охватывающая вопросы организационно-правового обеспечения деятельности кадровой службы и ее сотрудников, документирования движения кадров, аттестации персонала, соблюдения трудовой дисциплины и многие другие.
К организационно-распорядительным документам, оформляемым или используемым в кадровой службе относятся:
организационные документы: положение о кадровой службе, должностные инструкции работникам этой службы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание;
распорядительные документы: приказы, распо-ряжения и указания по вопросам совершенствования работы с кадрами (распорядительные документы, относящиеся к основной деятельности предприятия) и приказы (распоряжения) по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.;
информационно-справочные документы: протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, заявления, графики отпусков и т.п.
Из учетных документов следует выделить личную карточку Т- 2, заполняемую на всех работников и слу-жащую для подтверждения трудового стажа, а также личный листок по учету кадров и дополнение к нему или анкету и дополнение к ней, входящие в состав личного дела работника.
Для каждого работающего особенно важное значение имеют его персональные документы: трудовая книжка справка с места работы, характеристика или рекомен-дательное письмо и др.
Оформление документов по личному составу, реквизиты документов
Реквизиты документов и правила их оформления
В соответствии с требованиями ГОСТ 6.38-90 орга-низационно-распорядительные документы имеют уста-новленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения, В перечень реквизитов ОРД входят:
1. Государственный герб
2. Эмблема предприятия
3. Изображение наград
4. Код организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)
5. Код формы документа по общероссийскому классифи-катору управленческой документации (ОКУД).
6. Наименование министерства или ведомства (т.е. наиме-нование вышестоящей организации для предприятий, имеющих ведомственную подчиненность).
7. Наименование предприятия.
8. Наименование структурного подразделения.
9. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа).
Отметка о переносе данных на машинный носитель. . Отметка о поступлении.
Реквизиты «Герб», «Эмблема», «Награды»
Реквизиты «Государственный герб» и «Изображение наград» на документах, создаваемых в коммерческих струк-турах, не проставляются.
Если предприятие имеет товарный знак, зареги-стрированный в установленном порядке, то он может использоваться в качестве эмблемы и изображаться на документах предприятия. Изображение эмблемы следует располагать на левом поле документа на уровне наименования предприятия или на верхнем поле центрованно относительно наименования предприятия .
Реквизиты «Код организации» и «Код формы документа Коды располагаются в правом верхнем углу документа в две строки: сначала код организации по общего-сударственному классификатору предприятий и организаций.
Одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является документирование трудовых правоотношений.
Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается:
• прием, перевод и увольнение работников;
• предоставление отпусков;
• командирование.
При приеме на работе фиксируются основные анкетно-биографические данные работника, условия его приема и оплаты труда. Вся эта информация может в дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей процессы движения кадров, можно отнести документы об изменении анкетно-биографических данных и об изменении условий и оплаты труда.
Процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения персонала предприятия, и создаваемые при этом документы.
Прием на работу не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта. Для военнообязанных предусмотрено также предъявление военного билета.
В необходимых случаях от претендента на должность или рабочее место администрация предприятия имеет право потребовать документ об образовании или полученной профессии с указанием разряда (квалификации).
Основанием приема на работу является заключенный письменно трудовой договор (контракт). Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография.
Прием на работу оформляется приказом по личному составу. В дальнейшем заполняется личная карточка Т-2 и вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.
Перевод на другую работу осуществляется, как правило, с согласия работника. Основанием для перевода могут быть личное заявление или представление о переводе. В разрешенных законом случаях, например, при производственной необходимости, согласия работника не требуется. При этом основанием для перевода являются: докладные записки руководителей, структурных подразделений, приказы по основной деятельности, акты или другие документы, фиксирующие причины временной перестановки кадров в связи со сложившейся произ-водственной ситуацией.
Перевод на другую работу оформляется приказом по личному составу.
Увольнение работников предприятия производится по причинам, указанным в статьях КЗоТ РФ, на основании поданного работником личного заявления, или в связи с истечением срока действия контракта, заключенного на определенный срок, или при наличии акта о нарушении трудовой дисциплины и т.д.
Увольнение работников оформляется приказом по личному составу.
Предоставление отпусков работникам предприятия осуществляется в соответствии с предварительным утвержденным графиком отпусков. При необходимое переноса отпускного периода работником должно бы составлено личное заявление с указанием причин переноса.
Предоставление отпуска оформляется приказом по личному составу.
Командирование сотрудников предприятия, как пра-вило, обосновывается в докладной записке руководителя структурного подразделения (ведущего специалиста) и оформляется приказом по личному составу.
При изменении условий и оплаты труда работников предприятия могут предварительно издаваться приказы по основной деятельности (например, о реорганизации структуры предприятия) или составляться докладные записки руководителей структурных подразделений (ведущих специалистов), а затем оформляются приказы по личному составу.
При изменении анкетно-биографических данных (фамилии, имени, отчества и др.) работник обязан представить в кадровую службу документы - основания, полученные в других организациях (например, свиде-тельство о браке с зафиксированным в нем изменением фамилии, выданное органами ЗАГС).
Таким образом, процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения кадров докумен-тируются посредством создания следующих основных документов: приказов по личному составу, личных заяв-лений работников предприятия, контрактов, представлений о переводе, графиков отпусков, докладных записок, актов.
Приказы по личному составу оформляются и ведутся
ого отдельно от приказов по основной деятельности. Имеете с тем обе разновидности приказов оформляются одинаковых бланках .Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «Приказываю», как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: принять, назначить, перевести, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать и т.д.
Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают (прием, перевод, увольнение, изменение фамилии и др.). При составлении сводных приказов следует учитывать, что один документ не должен содержать информацию с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляют, как правило, приказы о поощрениях и взысканиях, учитывая их специфическую воспитательную роль.
Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями КЗоТ РФ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного Действия (уволить, перевести), фамилии и инициалов работника (имени и отчества полностью - при приеме на работу), должности и структурного подразделения (если предприятие имеет структурные подразделения}, до вступления в силу данного пункта приказа (если она совпадает с датой регистрации приказа).
Наличие других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.
При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и, при необходимости, условия приема: временно (с... по,..}, с испытательным сроком (его продолжительность) и т.п.
При переводе на другую работу - новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗоТ РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает).
При увольнении - причина увольнения, согласно статьям КЗоТ РФ.
При предоставлении отпуска - его вид, продолжи-тельность, даты начала и окончания.
При командировании - дата и продолжительность командировок, место направления, наименование пред-приятия.
Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.
Приказы по личному составу, согласно КЗоТ, доводятся до сведения работников под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.
Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со следующими заинтересованными лицами:
главным бухгалтером, юрис-консультом, с руководителями структурных подраз-делений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы (в небольших организациях - работником, ответственным за ведение кадровой документации).
Приказы по личному составу обязательно регистри-руются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течение календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы).
В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ.
С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать (нуме-ровать) их по следующему правилу. К порядковому номеру кадрового приказа добавляется буквенное обозначение, чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности. Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: N 28-к - приказ о движении кадров (прием, перевод, увольнение, изменения кадровой информации), N 12- км - о командировании, N 45-о - об отпуске, N 32-п - о поощрении.
Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в книжках работников.
Личное заявление работника о приеме, переводе и: увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольней форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении указываются: наименовании структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы. руководителя предприятия), текст, личная подпись, рас-шифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Трудовой контракт, как письменная форма трудового договора между работником и администрацией в лице руководителя предприятия, должен иметь следующие обязательные реквизиты: название вида документа, дата, индекс, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух подлинных экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника.
Представление о переводе имеет унифицированную форму и включает реквизиты: наименование структурного подразделения, название вида документа, дату, индекс, место составления, адресат, резолюцию, заголовок к тексту, текст, подпись, визы. Представление о переводе готовится руководителем структурного подразделения, адресуется руководителю предприятия, согласовывается с заинтересованными лицами. Руководитель предприятия после рассмотрения представления проставляет резо-люцию, на основании которой в дальнейшем готовится приказ о переводе. В тексте представления должна быть отражена оценка производственной деятельности работ и обоснованы причины перевода.
Очередность ежегодных отпусков работников пред-приятия отражается в графике отпусков - документе, закрепляющем распределение очередных отпусков на предстоящий календарный год. На крупных предприятиях графики отпусков составляются в каждом структурном подразделении, а затем кадровой службой готовится сводный график для всего предприятия.
При составлении графика отпусков учитываются: действующее законодательство, особенности работы предприятия, личные пожелания сотрудников и т.д. При наличии на предприятии профсоюзной организации график отпусков согласовывается с профсоюзным комитетом. Сводный график отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем предприятия.
Форма графика отпусков унифицирована и включает реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, дата, индекс, место составления, гриф утвер-ждения, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согла-сования, гриф согласования с профсоюзной организацией.
Содержательная часть графика отпусков (реквизит «Текст») представляет собой таблицу с графами: табельный номер работника; фамилия, имя, отчество; должность; Даты отпуска (его продолжительность); изменение даты ухода в отпуск и выхода на работу (по месяцам и числам); основание изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу.
При необходимости переноса срока отпуска на другое время руководителем кадровой службы с согласия Работника и руководителя структурного подразделения,где он работает, вносятся изменения в график отпусков.
В целях сокращения количества внутренних документов уточнение времени отпуска рекомендуется проводить в оперативном порядке, без составления заявления. В течение года в график вносятся фактические сроки пребывания каждого работника э очередном отпуске и причины, вызвавшие изменение ранее установленных сроков отпусков.
При оформлении в качестве оснований для приказов по личному составу таких распорядительных информа-ционно-справочных документов, как приказ по основной деятельности, протокол, факт, письмо, докладная или объяснительная записки и др. следует руководствоваться правилами по составлению и оформлению этих разновид-ностей организационно-распорядительных документов.
Приказы по основной деятельности оформляются на бланке предприятия и содержат следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, подпись, визы, отметка об исполнении документа, отметка о переносе данных на машинный носитель.
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказ; дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.
Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за( их выполнение и сроки исполнения. Распорядитель) часть отделяется от констатирующей словом «Приказываю», которое печатается прописными буквами в отдельной строке от нулевого положения табулятора.
После слова «Приказываю» ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт распорядительной части начи-нается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, далее в пункте указы-ваются исполнители (должностное лицо или структурное подразделение) и срок исполнения. Последний пункт приказа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом.
Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные), могут быть оформлены в виде при-ложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.
Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.
В практике нередко возникает потребность подготовить выписку из приказа по основной деятельности. Выписка - это копия определенной части подлинного документа. В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии .
По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной Деятельности руководители предприятия (директор, его заместители, главные специалисты) могут издавать Распоряжения и указания. Эти разновидности Распорядительных документов составляются аналогично Приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях
и указаниях отделяется от распорядительной словами: «Предлагаю», «Обязываю», «Считаю необходимым», «Рекомендую».
Протоколы оформляются на бланках предприятия и содержат следующие реквизиты: наименование пред-приятия, наименование вида документа, дата заседания, индекс, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи. Дата протокола - это дата проведения совещания. Заголовок - это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование колле-гиального органа.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной
Вводная честь содержит постоянную информацию ( слова «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «СЕКРЕТАРЬ», «ПРИСУТСТВО ВАЛИ») и переменную (инициалы и фамилии председателя секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии и должности лиц, приглашенных на совещание. При большом количестве участников совещания составляется список присутствующих, который прилагается протоколу.
Слова «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «СЕКРЕТАРЬ» «ПРИСУТСТВОВАЛИ» печатаются от нулевого положения табулятора, от 2-го положения табулятора ставят тире, инициалы и фамилии пишут в именительном падеже. Фамилии присутствующих и приглашенных располагаются в алфавитном порядке и печатаются через 1 межстрочный интервал. Вводная часть протокола заканчиваете повесткой дня. Слова «ПОВЕСТКА ДНЯ» печатают от нулевого положения табулятора, после них ставите двоеточие.
Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляют в имени-тельном падеже, наименование должности и фамилию докладчика - в родительном падеже.
Основная часть текста строится в соответствии с воп-росами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме «СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕ-ШИЛИ)». Эти слова печатают прописными буквами. Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят номер вопроса повестки дня, после - двоеточие. Инициалы, фамилию докладчика (наименование должности указывается в повестке дня) печатают в именительном падеже от 1-го положения табулятора; после фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком, то после тире также с прописной буквы пишут - «Доклад прилагается».
Слово «ВЫСТУПИЛИ» печатают прописными буквами, затем ставят двоеточие. Инициалы .и фамилию выс-тупающего пишут в именительном падеже, от 1-го положения табулятора; после этого ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи. В случае необходимости после фамилии выступающего указывается наименование дол-жности.
Выписка ИЗ протокола содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания),
место составления, заголовок к тексту, текст (повестка дня, слушали, постановили), подписи (без личных подписей, только слова «Председатель», « Секретарь» и расшифровку фамилий с инициалами), отметку о заверении копия, отметку об исполнении.
Из содержа-тельной части берутся те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.. Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется АКТ Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т.п. В акте содержатся следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, дата и индекс, место составления или издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подписи. Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей между членами комиссии: председатель, члены комиссии. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констати-рующей. Во вводной части указываются: наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его номер и дата, или наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится ревизия, проверка, или событие, факт, послужившие основанием для составления акта. Далее во вводной части перечисляется состав комиссии: председатель {должность, фамилия, инициалы), члены комиссии (должности, фамилии, инициалы). Фамилии членов комиссий приводятся, как правило, в алфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами и печатаются через 1 интервал.
Во вводной части указываются также лица, не членами данной комиссии, но присут-ствовавшие при проведении проверки.
В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, указываются документы, на основании которых работа проводилась, фиксируются установленные факты. Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местона-хождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту.
Докладная записка может оформляться рукописным
способом на стандартном листе бумаги. Докладная записка является документом, содержащим обстоятельное изло-жение вопроса, отражающего производственную дея-тельность предприятия. Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении. Форма докладной записки приведена в приложении 28,
Объяснительная записка - это документов котором работник предприятия объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производ-ственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.
Практическое задание
Составьте приказ об итогах работы с документами в 2000 году в АОЗТ «Родина». В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений ( финансовый отдел, отдел кадров, информационно- вычислительный центр, отдел анализа и прогнозирования) к качеству подготовки документов и контролю за их исполнением. В распорядительной части приказа обратите внимание руководителей подразделений на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание работнику, отвечающему за состояние делопроизводства, разработать меры по улучшению этой работы.
АОЗТ «Родина»
Приказ
08. 02. 2001 № 2
Покров
« Об итогах работы с документами»
в подразделениях АОЗТ за 2000 г.
Согласно акта проверки № 36 от 29. 01. 2001 г. Областным Архивным отделом о состоянии дел по работе с документами, установлены значительные упущения и безответственное отношение к составлению и контролю за исполнением. Руководители подразделений (финансового отдела, отдела кадров, информационно-вычислительного центра, отдела анализа и прогнозирования) проявляют низкую требовательность к своим подчиненным, занимающимся подготовкой и составлением документов как по личному составу, так и по основной деятельности.
Приказываю:
1 .За низкую требовательность руководителям подразделений
( финансового отдела, отдела кадров, информационно-вычислительного центра, отдела анализа и прогнозирования), а в частности: Сидоровой В.Ф. , Парфенову А.Л., Ивченко П. Н., Ивановой Г.П. объявить выговор.
2 .Секретарю-референту Сидоровой Н.П. разработать мероприятия по улучшению работы с документацией и усилить контроль за исполнителями документации в подразделения. Обеспечить тиражирование инструкций по делопроизводству и ее передачу в структурное подразделение до 08.03. 2002 года.
3. Контроль за исполнением данного приказа возлагаю на заместителя по административным вопросам Сидорова С.С.
Директор личная подпись Расшифровка
подписи
С приказом ознакомлен
Зам. Директора
личная подпись А.П. Егоров
08.01.2002 г.
Юристконсульт
личная подпись И.М. Озеров
08.01.2000
Секретарь референт личная подпись А.И. Иванов
09.01.2000
В личное дело № 01-08
личная подпись «___»________ _______г.
Список использованной литературы
В.И. Андреева Делопроизводства. Практическое пособие. М. Изд. ЗАО « Бизнес школа «Интел - Синтез». 2000 год
Справочник по делопроизводству М.В. Стенюков . М., 1997 г.
Изд. «Приор»
Делопроизводство в кадровой службе В.И. Андреева. М., 1997 г. Журнал «Управление персоналом»
|
